Niemand behauptet, dass Meetings generell überflüssig seien. Aber mal ehrlich: Die wenigsten Meetings laufen so effizient, wie wir uns das wünschen. Durchschnittlich nehmen Büroangestellte in Deutschland an ca. 7 Meetings pro Woche teil (Telefonkonferenzen inbegriffen). Jedes Meeting dauert etwa 2 Stunden 45 Minuten. Macht in Summe ca. 19 Stunden, in denen wir nicht wirklich arbeiten, sondern nur diskutieren, wie wir arbeiten werden oder warum etwas nicht so gelaufen ist, wie es sollte. 19 Stunden? Das ist die halbe Arbeitswoche! Verbessern Sie Ihre Meeting-Kultur mit diesen Tipps:
Agenda erstellen
Keine Überraschungen mehr! Alle Themen kommen auf eine Agenda und werden mit einem Zeitbudget versehen.
Vorbereitung einfordern
Vorteil einer Agenda ist, dass sich jeder vorab Gedanken machen kann. Dadurch kommen Sie im Meeting schneller voran. Raum für spontane Ideen sollte natürlich trotzdem sein.
Gegenwind zulassen
Wer ein Projekt vorstellt, sollte Gegenargumente zunächst sammeln und nicht sofort mit langen Rechtfertigungen beginnen. Dass Diskussionen stets sachlich und ohne persönliche Angriffe geführt werden, versteht sich von selbst.
Entscheidungen dokumentieren
„Wer macht was bis wann?“ sind die zentralen Fragen für ein Protokoll. Auch Notizen, die Argumente und Ergebnisse während des Meetings sichtbar machen, sind hilfreich. Wichtig ist, beim nächsten Meeting zu checken, ob die vereinbarten Ziele auch eingehalten wurden.
Teilnehmerzahl begrenzen
Je größer das Meeting, desto weniger effizient ist es für den Einzelnen. Diskussionen mit mehr als 15 Personen sind selten lohnend. Darum vorab überlegen, für wen das Meeting wirklich relevant ist.